Автоназначение групп. Как автоматически назначить группы пользователям?

• Общая информация
• Создание секций анкеты
• Создание анкеты для пользователя
• Автоназначение групп при регистрации по кодовому слову
• Экспорт соответствий
• Удаление соответствий

Общая информация

Автоназначение необходимо в компаниях, где включена функция саморегистрации пользователей — когда сотрудник, переходя на страницу авторизации, может самостоятельно создать учетную запись.

В этом случае администратор платформы загружает таблицу с кодовыми словами. Напротив каждого кодового слова указываются группы, в которые будет автоматически добавлен пользователь при его вводе во время регистрации.

При регистрации пользователь вводит кодовое слово — например, код торговой точки или другое заранее определённое значение. Если введённое кодовое слово присутствует в системе, пользователь автоматически будет распределён по соответствующим группам, указанным для этого кода.

Если кодовое слово не указано или отсутствует в загруженной таблице, пользователь будет добавлен в группы, которые администратор заранее отметил в настройках как «группы по умолчанию для регистрации».

Для подключения данной опции, пожалуйста, обратитесь в службу поддержки.

Создание секций анкеты

Вкладка Анкета в разделе Пользователи содержит инструменты для создания и редактирования анкеты пользователей. При необходимости название данной вкладки можно изменить, обратившись в службу Поддержки.

Перед созданием анкеты при необходимости можно добавить дополнительные секции для размещения вопросов.

Чтобы создать дополнительную секцию для вопросов Анкеты:

1. Перейдите на вкладку Анкета раздела Пользователи;
2. В меню дополнительной фильтрации найдите фильтра Секция;
3. Нажмите на "+" в данном фильтре;
4. Укажите название новой секции;
5. Нажмите Сохранить.

Чтобы отредактировать уже существующую секцию:

1. Перейдите на вкладку Анкета раздела Пользователи;
2. В меню дополнительной фильтрации найдите фильтра Секция;
3. Наведите курсор на нужную сессию в данном фильтре;
4. Нажмите на значок Карандаш;
5. Отредактируйте название секции;
6. Нажмите Сохранить.

Если нужно удалить секцию:

1. Откройте меню редактирования секции, нажав на значок Карандаш;
2. Нажмите Опции и выберите Удалить.

Если нужно изменить положение секций относительно друг друга, то наведите курсор на нужную секцию и измените ее положение при помощи захвата и перемещения. 

Создание анкеты для пользователя

Чтобы добавить вопрос анкеты:

1. Перейдите в раздел Пользователи;
2. В поле дополнительной фильтрации выберите Анкета;
3. Нажмите Добавить для создания нового вопроса анкеты;
4. В контекстном меню введите Название вопроса;
5. Соотнесите вопрос к заранее созданной секции Анкеты;
6. Выберите тип вопроса - это может быть текстовое поле или выпадающий список;
7. При необходимости укажите информацию в поле Подсказка к полю ввода;
8. Перечислите варианты ответа в поле Регулярное выражение, отделяя их переносом строки;
9. Нажмите Создать;
10. Заполните поле Возможные значения, перечислив варианты ответа, отделяя их переносом строки.

Вопросов анкеты может быть  как один, так и несколько. Однако, вопрос с кодовым словом может быть только один.

Автоназначение групп при регистрации по кодовому слову

Осуществляется на вкладке Автоназначение групп  раздела Пользователи. Если соответствия для кодов уже загружали, то при открытии этой вкладки они отобразятся. Если нет, то таблица будет пустой.

Для загрузки соответствий:

Шаг №1 Скачайте файл импорта и заполните таблицу.

1. Перейдите разделе "Пользователи" на вкладку Автоназначение групп;
2. Выберите Опции и нажмите Импорт;
3. Скачайте шаблон  Template.csv и заполните его.

Импортируемый файл (*csv) должен содержать поле анкеты, данные групп и/или email руководителя.

Как открыть файл через Libre Office:

1. Откройте папку в которую был загружен файл Template.csv с платформы;
2. Правой кнопкой мыши нажмите на него;
3. Выберите Открыть с помощью Libre Office.

Настройки в Libre Office для открытия файла должны соответствовать данным на скриншоте:

После открытия - заполните соответствия групп для кодов. 

Данные по группам вносятся через полный путь к самой группе (можно скопировать его в разделе Пользователи на вкладке Группы назначения - напротив необходимой группы). При копировании данных в конце текста могут быть пробелы. Их необходимо убирать.

Указывать значения можно для:

1. Каждой корневой группы.
2. Нескольких корневых групп. В таком случае для невыбранных корневых групп будут автоматически подставляться группы, отмеченные в Группах назначения как Группы по умолчанию для регистрирующихся пользователей. Администратор может самостоятельно изменять список этих групп в разделе Группы назначения.

В столбце Chief Email указывается e-mail руководителя. После импорта файла этот руководитель автоматически назначается всем соответствующим сотрудникам — в их карточках в поле Руководитель появится указанный адрес, и по анкетным данным сформируется команда. Если e-mail не указан, почта руководителя у пользователей остаётся без изменений.

В файле автоназначения, в поле Chief Email можно задать любой e-mail адрес валидного формата, вне зависимости от того, есть ли в системе пользователи с такой почтой или нет.

 Шаг № 2  Загружаем подготовленный файл.

Перед загрузкой файла убедитесь, что добавили новые коды соответствия в вопрос анкеты. 

В окне импорта "Выберите файл" и загрузите подготовленный вами файл для импорта.
Вы можете изменить либо удалить загруженный файл нажатием на соответствующие кнопки "Изменить / Удалить"

После загрузки файла таблицы соответствия и нажатия кнопки импорта могут появиться предупреждения. В таких случаях администратору нужно решить, продолжать ли импорт или остановить его:

• Если в таблице соответствия имеются какие-то значения, отсутствующее в загруженном файле (например, анкетные данные уже не существуют), администратору отображается их список, и доступно 2 опции на выбор - оставить ли соответствующие строки в таблице соответствия без изменений Не удалять значения, либо же очистить их Удалить значения.

При выборе опции Не удалять значения уже существующие строки останутся без изменений, а новые добавятся в список соответствий.

При выборе опции Удалить значения, в окне импорта таблицы соответствий, под данной опцией появляется выпадающий список, позволяющий:

• Указать новые группы вручную - переместить всех пользователей в группы, которые выберет администратор;
• Определить в группы по умолчанию - установить группы  по умолчанию в качестве значения всех групп для данной строки;
• Оставить пользователей в текущих группах - не менять значения групп пользователей.

При выборе опции Указать новые группы вручную предоставляется выбор групп, в которые необходимо переместить, соответствующих пользователей.

При выборе опции Оставить пользователей в текущих группах во всех выпадающих списках будет отображаться значение Оставить без изменений. При замене какого-либо значения групп, текущая опция автоматически поменяется на Указать новые группы вручную.

При удалении выбранного значения группы, в ячейке снова отобразиться значение Оставить без изменений.

Если в ходе импорта создаются новые группы, еще не существующие в компании, то в окне импорта в соответствующей строке указывается тип и название группы, еще не существующей в системе. Если при этом администратор продолжил импорт, нажав кнопку Продолжить, то отсутствующие группы будут созданы.

Пока не завершится процесс изменения перечня соответствий групп пользователей, в админ панели будут временно запрещен ряд операций (список ниже), при попытке совершения которых отображается ошибка:

• Удаление групп;
• Редактирование названия групп;
• Изменение групп пользователей (только при редактировании пользователей, создание новых пользователей происходит без ошибок);

По нажатию на кнопку Импорт начнется импорт таблицы соответствия в фоновом режиме. По его завершению импортируемые данные появятся в списке соответствий.

Экспорт соответствий

Вы можете экспортировать данные из таблицы соответствия. Для этого:

1. Перейдите на вкладку Автоназначение групп в разделе Пользователи;
2. Выберите в меню Опции и нажмите Экспорт;
3. Выберите столбцы, которые хотите видеть в выгрузке;
4. Нажмите кнопку Экспорт.
5. Скачайте полученную выгрузку.

Ошибки. Система не начнет экспорт и выдаст предупреждение в случае, если не выбрано ни одно поле.

Удаление соответствий

Чтобы удалить ненужные соответствия из списка соответствий нужно:

1. Перейти на вкладку Автоназначение групп в разделе Пользователи;
2. Выбрать чек-боксом те соответствия, которые необходимо удалить;
3. Нажать в меню Действия, над списком соответствий;
4. Выбрать Удалить;
5. Нажать Готово в окне подтверждения.

Функционал платный, доступно предварительное тестирование. Для подключения обратитесь, пожалуйста, к вашему менеджеру по сопровождению или напишите в службу Поддержки.

Если вам не хватило информации, то дайте, пожалуйста, обратную связь по ссылке: Предложения по улучшению статей.

За обновлениями вы можете следить в нашем блоге