В Эквио есть два модуля, которые помогают собирать информацию и контролировать выполнение стандартов: «Задания» и «Аудиты». Они могут использоваться в похожих ситуациях, но решают разные задачи.
Задания помогают собрать факт: что сотрудник сделал, заполнил или подтвердил. Это удобно для обучения, заявок, обратной связи и рабочих чек-листов с фото- или видеоподтверждением. Аудиты помогают оценить, как выполнена работа или в каком состоянии находится сотрудник, процесс либо физический объект — например, магазин, ресторан или производство.
Поэтому модуль выбирают не только по виду формы, но и по нужному результату: зафиксировать выполнение или получить оценку. Ниже — ответы на частые вопросы о выборе и применении модулей в обучении и рабочих процессах.
Коротко: в чём разница между «Заданиями» и «Аудитами»?
"Задания" фиксируют, что сделано. "Аудиты" оценивают, как сделано или в каком состоянии находится объект
В Задании пользователь выполняет чек-лист или заполняет форму. Можно собрать ответы, заявку или обратную связь, а также приложить фото- или видеоподтверждение.
В Аудите аудитор оценивает сотрудника, процесс или физический объект по заданным критериям. Объектом может быть, например, магазин, ресторан, склад, производство или оборудование.
Какой модуль выбрать, если нужно собрать чек-лист с фото?
Выберите Задания, если нужно зафиксировать выполнение пунктов чек-листа и получить фото- или видеоподтверждение. Например, сотрудник проходит список действий при открытии смены и прикладывает фотографии.
Если нужно не только зафиксировать выполнение, но и оценить качество или соответствие стандарту, используйте Аудиты.
Какой модуль выбрать для заявки, анкеты или обратной связи?
Выберите Задания. Они подходят для структурированного сбора информации: заявок, анкет, обратной связи, опросов и HR-запросов.
Аудиты используют, когда ответы должны привести к оценке сотрудника, процесса или объекта по критериям.
Какой модуль выбрать для оценки сотрудника?
Выберите Аудиты, если руководитель или другой аудитор оценивает работу сотрудника по стандартам или критериям. Например, можно оценить консультацию продавца, работу официанта или применение сотрудником регламента на рабочем месте.
Если нужно поручить сотруднику действие, собрать его ответы или подтвердить прохождение материала, используйте Задания.
Можно ли провести аудит магазина, ресторана или другого объекта?
Да. В Аудитах можно оценивать не только сотрудников, но и физические объекты: магазины, рестораны, аптеки, склады, производственные площадки, оборудование и другие объекты. Аудитор проходит форму и оценивает объект по настроенным критериям.
Как проверить, что точка соответствует стандарту?
Используйте Аудиты, если нужен результат оценки по критериям: например, балл или перечень выявленных отклонений по чистоте, выкладке, сервису, санитарии или состоянию оборудования.
Используйте Задания, если сотруднику нужно пройти список обязательных действий и подтвердить выполнение каждого пункта.
Можно ли использовать «Задания» для проверки стандартов?
Да, если задача — зафиксировать выполнение пунктов чек-листа и собрать подтверждения. Если нужно оценить степень соответствия стандарту или качество работы, используйте Аудиты.
В чём разница между чек-листом в «Заданиях» и чек-листом в «Аудитах»?
В «Заданиях» чек-лист помогает выполнить и подтвердить действия. В «Аудитах» форма помогает оценить результат, процесс, сотрудника или объект по критериям. Внешне формы могут быть похожи — выбирать модуль нужно по тому, какой результат требуется получить.
Какой модуль использовать для обучения сотрудников?
Используйте Задания, чтобы назначить материал или действия, собрать ответы и подтвердить ознакомление или выполнение.
Используйте Аудиты, чтобы оценить, как сотрудник применяет знания и стандарты в работе, и определить темы для развития.
В одном обучающем процессе можно сочетать оба модуля: сотрудник изучает материал и выполняет задание, а руководитель затем оценивает применение стандарта на рабочем месте с помощью аудита.
Какой модуль выбрать для рабочего процесса?
Для сбора фактов, ответов, заявок, обратной связи и фото- или видеоотчётов используйте Задания. Для оценки качества работы, соблюдения стандартов или состояния объекта используйте Аудиты.
Примеры Заданий: чек-лист открытия смены, приёмка товара, заявка сотрудника, подтверждение ознакомления с регламентом.
Примеры Аудитов: проверка магазина по стандартам, оценка сервиса, аудит санитарии, оценка состояния склада или оборудования.
Можно ли использовать «Задания» и «Аудиты» вместе?
Да. Используйте оба модуля, если в процессе нужно отдельно зафиксировать выполнение и оценить качество результата. Например, сотрудник закрывает чек-лист и прикладывает фото в «Задании», а руководитель оценивает точку по критериям в «Аудите».
Можно ли проводить тайную оценку?
Да, в «Аудитах» возможен сценарий тайной оценки, например проверка сервиса тайным покупателем или гостем. Видимость результата зависит от настроек процесса.
Кто заполняет «Задание» и кто заполняет «Аудит»?
Задание обычно заполняет сотрудник, которому поручено действие или сбор информации. Результат может проверить и принять администратор или руководитель.
Аудит заполняет назначенный аудитор или оценщик. В зависимости от настроек оцениваемый сотрудник может видеть результат и подтверждать его; также возможен сценарий тайной оценки.
Как выбрать модуль, если сценарий подходит под оба?
Спросите себя, какой ответ нужен бизнесу:
- Что выполнено и чем это подтверждено? — Задания.
- Насколько хорошо выполнено, соответствует ли стандарту и в каком состоянии объект? — Аудиты.