Создание и настройки Аудита

• Общая информация
• Создание Аудита
• Основные настройки Аудита
• Создание полей формы Аудита
• Добавление объектов Аудита
• Как выдать доступы к Аудиту

Общая информация

Аудиты позволяют систематически проверять процессы, действия или соблюдение стандартов внутри компании. Они помогают фиксировать факты, выявлять ошибки или пробелы, обеспечивать прозрачность работы сотрудников и отделов, а также предоставлять актуальную информацию заинтересованным сторонам. Благодаря аудитам руководство получает возможность контролировать выполнение задач, улучшать процессы и принимать обоснованные решения на основе достоверных данных.

Создание и настройка аудита осуществляется в разделе Аудиты.

В самом разделе присутствуют следующие фильтры и сортировки, позволяющие отобразить содержимое раздела в зависимости от определенных характеристик:

В разделе аудитов на текущий момент доступен ограниченный набор массовых действий - только массовое удаление аудитов. Для этого необходимо выбрать нужные аудиты с помощью чек-боксов и воспользоваться меню «Действия».

Копирование аудитов, массовое изменение статусов и управление доступами через массовые действия в разделе «Аудиты» на текущий момент недоступны. Эти возможности планируется реализовать в следующих обновлениях платформы.

Фильтр Статус позволяет отобразить аудиты в зависимости от того Активные они или Скрытые. 

С помощью Фильтра по группам можно выбрать необходимые группы и просмотреть, какие аудиты им доступен в данном разделе.

Административная группа позволяет посмотреть, какие Аудиты доступны администраторам в этих группах. 

Категории фильтруют Аудиты по общей теме Категории.

Создание категории

Прежде чем создавать аудиты необходимо создать категории, в которых они будут размещаться. Для этого:

1. Перейдите в раздел Аудиты;
2. В меню дополнительных фильтров Категории нажмите на знак "+";
3. В открывшемся окне введите название категории на всех языках, доступных в вашей компании;
4. Нажмите Сохранить.

Чтобы изменить название категории или удалить ее:

1. Наведите курсор на категорию и выберите кнопку редактирования (карандаш);
2. В контекстном меню Категория:

• Чтобы изменить название: введите новое название и сохраните изменения по нажатию на кнопку Сохранить;
• Чтобы удалить категорию: нажмите  Опции  и выберите Удалить, в окне подтверждения выберите Готово.

Создание Аудита

Чтобы создать новый аудит нужно:

1. Перейти в раздел Аудиты на платформе;
2. Нажмите на кнопку Добавить в правом верхнем углу экрана.

При выборе Аудитов в разделе чек-боксом, появляется возможность их удаления при помощи массовых действий, для этого нужно:

1. Выбрать нужные аудиты чек-боксом в общем списке;
2. Нажать Действия и выбрать Удалить.

Назначение группового и индивидуального доступа к аудитам при помощи массовых действий, а также изменение порядка Аудитов в списке раздела станет доступно в будущих обновлениях платформы.

Основные настройки Аудита

После того, как аудит создан, необходимо заполнить его основные настройки (обязательные пункты отмечены знаком *):

Шаг 1. Укажите название Аудита (максимально 80 символов);

Шаг 2. Задайте его описание, при необходимости воспользовавшись функционалом редактирования текста (заголовки двух уровней, жирный или курсивный текст, маркированные и нумерованные списки);

При необходимости можно прикрепить ссылку на внешний источник или контент, размещенный на платформе.

Если в компании включено несколько языков, то необходимо заполнить все локализации. Переключение доступных языков контента расположено в верхней части формы.

Нажмите на кнопку Скопировать данные из другого языка чтобы скопировать значения с другой языковой локали для заполнения настроек аудита. На данный момент при копировании значений с другого языка в аудите не копируется название секций на вкладке Поля форм, перед активацией аудита заполните эти значения вручную.

Шаг 3. Выберите один из вариантов в блоке Требует подтверждения:

• Показывать аудируемому  (выбрано по умолчанию) – проведенный аудит отображается аудируемому, подтверждение результатов аудита не требуется;
• Показывать с подтверждением от аудируемого – проведенный аудит отображается аудируемому, требуется подтверждение ознакомления от аудируемого (объекта аудита);
• Не показывать аудируемому  – проведенный аудит не отображается аудируемому - подходит для анонимного проведения аудита.

Шаг 4. При необходимости включите Оценочную форму, если хотите оценивать результаты аудита с помощью баллов. -

После включения оценочной формы можно:

• назначить баллы вариантам ответов;
• установить целевой балл для отдельных секций и всего аудита;
• настроить отображение баллов для аудитора и аудируемого.

В блоке Отображать баллы можно включить одну или обе настройки:

• Отображать баллы аудитору;
• Отображать баллы аудируемому.

Если оценочная форма отключена, блок Отображать баллы не отображается.

Подробнее о настройке баллов, целевых значений и отображении результатов читайте в статье «Оценочные формы в аудитах».

Шаг 5. Выберите категорию, к которой будет относиться Аудит

При создании Аудита в его настройках автоматически выбирается первая категория из списка. Если необходимо создать новую категорию то, это можно сделать не покидая самого аудита - просто нажмите на Создать категорию и введите нужное название.

Шаг 6.Выберите административную группу, к которой будет относиться Аудит;

Шаг 7. Добавьте картинку, которая отобразится у пользователя (Формат: jpg, jpeg, png размер до 2 МБ);

Шаг 8. При необходимости можно зафиксировать сбор геолокации при прохождении аудита как при его открытии, так и при отправке.

В блоке Собирать геолокацию доступны две настройки:

• При открытии Аудита — сохраняет геопозицию и время в момент начала выполнения Аудита;
• При отправке Аудита — сохраняет геопозицию и время в момент отправки Аудита.

Если включена хотя бы одна из настроек, появляется предупреждение: «Аудит можно выполнить только через мобильное приложение».

Шаг 9. Настройте отложенную дату публикации в случае, если хотите, чтобы аудит открылся для прохождения пользователям в назначенные вами дату и время:

Переключатель уведомления определяет, будет ли отправлено уведомление пользователю.
Если настройка включена, пользователю отправляется уведомление (push и/или email).
Если настройка выключена, уведомление пользователю не отправляется.

Перечень доступных уведомлений в разделе Аудиты доступен в отдельной статье.

Переключатель статуса в шапке Аудита Скрытый или Активный показывает доступность задания в платформе - отображается ли он в интерфейсе пользователя или нет.

Примечание. Переводить Аудит в активный статус нужно после заполнения всех его настроек. При переходе на любой другой экран без сохранения изменений, появляется всплывающее окно Сохранить изменения.

По нажатию на Готово - все изменения на текущей вкладке сохраняются, по нажатию на Отмена - изменения не сохраняются. В обоих случаях осуществляется переход на другую вкладку.

После заполнения основных настроек Аудита нажмите Сохранить изменения и переходите к следующему этапу - созданию и заполнению полей формы.

Создание полей формы Аудита

После того, как были заданы основные настройки Аудита можно переходить к созданию полей формы.

Чтобы создать поля формы Аудита, перейдите на вкладку Поля формы в нем.

Поля формы в аудитах могут размещаться в разных секциях. Это позволяет удобно расположить пункты аудита в зависимости от их тематики и назначения.
Чтобы добавить новую секцию:

1. Перейдите на вкладку Поля формы в Аудите;
2. Введите название секции в поле для ее добавления;
3. Нажмите Добавить секцию или клавишу Enter на клавиатуре.

Созданные секции можно менять местами по нажатию на стрелку в правом верхнем углу секции. При нажатии на три точки появляется возможность отредактировать название секции, либо вовсе удалить ее.

Чтобы добавить поля формы в секцию нажмите на кнопку Добавить справа от ее названия и выберите один из возможных вариантов полей:

• Email - имеет формат A@B.С, где A - локальная часть адреса, B и C - доменная часть адреса (до 100 символов). 
  Пример использования: для сбора информации о почтовом адресе, закрепленном за торговой точкой;
• Дата - служит для указания даты, значение записывается в формате "дд.мм.гггг". 
  Пример использования: для указания даты проведения аудита, или других событий;
• Текстовое поле - может содержать только текстовые значения. 
  Пример использования: для указания текстового ответа на вопрос;
• Телефон - может содержать только цифры (11 - 13 символов). 
  Например, для указания дополнительного номера для связи;
• Числовое поле - может содержать только числовые значения. 
  Пример использования: для указания цифрового значения, ордера;
• Изображение - позволяет прикреплять со стороны пользователя изображения формата *.jpg и *.png, размером до 16МБ. 
  Пример использования: для добавления фото аудита.
• Множественный выбор - вопрос с несколькими вариантами ответа. В зависимости от настроек пользователь может выбрать один или несколько вариантов.
  Если в аудите используется оценочная форма, вариантам ответа можно назначить баллы. При выборе нескольких вариантов полученные за них баллы суммируются. На основании настроенных баллов система автоматически рассчитывает максимально возможный результат для секций и всего аудита.
  Пример использования: для проверки соблюдения стандартов можно создать варианты «Выполнено», «Выполнено частично» и «Не выполнено» и назначить им разное количество баллов.Подробнее о настройке оценки и результатов читайте в статье «Оценочные формы в аудитах».
• Файл - размер: до 100 МБ. Например, для добавления  видео .Типы и форматы файлов отображены в таблице ниже:

Изображения	Документы	Видео	Аудио
.jpg / .jpeg, .png, .bmp, .gif, .svg, .tiff, .psd .ai, .eps, .indd	.pdf, .txt, .html, .csv, .doc, .docx .docm, .xls, .xlsx, .xlsm, .ppt, .pps .pptx, .pptm, .ppsx, .ppsm, .sldx, .sldm, .odt, .ods, .odp, .odg, .one .xml, .xps	.mp4, .m4v, .webm, .flv, .ogg .ogv, .gifv, .avi, .mov, .wmv	.mp3, .wav, .flac, .m4a, .m4b .raw, .voc

После выбора типа поля открывается карточка его редактирования.

Заполните карточку поля формы:

• Введите Название поля (макс. 30 символов);
• Укажите подсказку - Подсказка к полю ввода (макс. 1000 символов);
• Отметьте чек-боксом функцию Обязательное поле, если необходимо обязательно заполнить данное поле Аудита;
• Отметьте чек-боксом функцию Скрыть поле, поле на данный момент не актуально, и вы не планируете отображать его пользователю (при необходимости можно будет сделать поле скрытым при потере его актуальности в карточке поля формы);
• Чек-бокс Разрешить сканирование (отображается у всех типов полей кроме Дата, Файл, Изображение и Множественный выбор) - позволяет на мобильных устройствах отсканировать штрих код или другой графический код - будет добавлено в будущих обновлениях.
  Поддерживаются следующие виды: AztecCode, Code93, Code128, Data Matrix, EAN (EAN13 и EAN8), PDF417, QRcode, UPC (UPC-A и UPC-E);
• Функция Проверять ввод регулярным выражением - отображается у полей типа Числовое поле и Текстовое поле, позволяет дополнительно проверять введенные пользователем данные заданным регулярным выражением (макс. 100 символов).

Обязательным для заполнения является поле Название, а также Регулярное выражение для ввода, если функция Проверки ввода регулярным выражением включена.

После заполнения карточки поля формы Аудита нажмите Сохранить, чтобы применить и сохранить внесённые изменения.

Созданные поля формы можно:

• Переместить относительно друг друга, а также отнести в другую секцию - нажмите на знак перемещения слева от поля формы и перетащите его в нужное место.
• Скопировать:
  - из карточки самого поля, нажав на Опции и Копировать;
  
  - при помощи массовых действий на вкладке Поля формы - выберите нужные поля чек-боксам, нажмите Действия и Копировать;
  

• Удалить:
  - из карточки самого поля, нажав на Опции и Удалить;
  - при помощи массовых действий на вкладке Поля формы - выберите нужные поля чек-боксам, нажмите Действия и Удалить;

Примечание. Копирование и перемещение полей формы возможно только в скрытом статусе.

Для перевода Аудита в Активный статус  необходимо создать хотя бы одно обязательное поле.

После того, как вы создали Аудит, задали его основные настройки, а также добавили поля формы, можно переходить к добавлению списка объектов Аудита.

Добавление объектов Аудита

Вкладка «Кого/что проверяем» нужна для выбора объекта, который будет проверяться в рамках аудита.

В поле «Кого/что проверяем» доступны следующие варианты:

• Только подчиненные — объектами аудита являются подчиненные аудитора;
• Пользователи группы и индивидуально — объектами аудита являются выбранные пользователи;
• Объект аудита — объектами аудита являются созданные администратором объекты аудита.

Пользователи и объекты аудита не могут одновременно быть объектами одного аудита.

Добавление группы аудируемых пользователей

Чтобы добавить группу пользователей, которые будут являться объектами аудита:

1. Перейдите на вкладку «Кого/что проверяем» аудита ;
2. Выберите вариант «Пользователи группы и индивидуально» ;
3. Выберите одну или несколько групп пользователей, по которым будет возможно проведение аудита.

Принцип выбора аудируемых чек-боксами «Пользователи группы и индивидуально» на вкладке «Кого/что проверяем» работает аналогично вкладке «Доступ».

Для активации аудита при выборе группового доступа необходимо добавить как минимум одну группу.

Индивидуальное добавление аудируемых

В некоторых случаях объектом аудита должны быть только несколько пользователей, относящихся, например, к разным группам. Для этого используйте функцию «Индивидуально» на вкладке «Кого/что проверяем».

Чтобы добавить пользователей индивидуально:

1. Перейдите на вкладку «Кого/что проверяем» ;
2. Выберите функцию «Индивидуально» ;
3. Добавьте нужных пользователей с помощью строки поиска или кнопки «Выберите пользователя».

В строке поиска можно найти пользователя по email, фамилии и имени, ID или логину.

Чтобы удалить пользователя из индивидуального списка объектов аудита:

1. Выберите пользователя в списке с помощью чек-бокса ;
2. Нажмите «Действия» и выберите «Удалить».

Только подчиненные

Функция «Только подчиненные» позволяет отображать руководителю только его подчиненных — прямых и функциональных:

• список подчиненных прямого руководителя соответствует списку в «Моей команде» без вложенных команд;
• список подчиненных функционального руководителя соответствует списку в «Моей команде» по иерархии;
• если в качестве аудитора выбран пользователь, который не является руководителем или у которого нет подчиненных, список аудируемых будет пустым.

При включении функции «Только подчиненные» выбор пользователей по группам и индивидуально становится недоступен.

Объект аудита

Объект аудита — это сущность, которую можно проверять в рамках аудита вместо пользователя. Например, объектом аудита может быть торговая точка.
Объекты аудита создаются в отдельном подразделе «Объект аудита» в разделе «Аудиты».

Чтобы создать объект аудита:

1. Перейдите в раздел Аудиты → Объект аудита ;
2. Нажмите «Добавить» в правом верхнем углу таблицы ;
3. Укажите Название объекта аудита ;
4. При необходимости укажите Адрес ;
5. Выберите Категорию ;
6. Перейдите на вкладку «Доступы» и настройте доступ к объекту ;
7. Нажмите «Сохранить».

Поле «Название» является обязательным. По умолчанию оно заполнено значением «Объект аудита».
Поле «Адрес» является необязательным.

Для объекта аудита можно установить статус «Активный» или «Скрытый». В списке «Кого/что проверяем» отображаются только активные объекты аудита, доступные аудитору.

Доступ к объекту аудита можно предоставить индивидуально или через группу.

Чтобы настроить доступ к объекту аудита:

1. Откройте карточку объекта аудита ;
2. Перейдите на вкладку «Доступы» ;
3. Добавьте нужных пользователей или группы ;
4. Сохраните изменения.

Аудитор увидит объект аудита в списке «Кого/что проверяем», если объект активен и доступен ему индивидуально или через группу.

Для добавленных объектов аудита доступны массовые действия. Чтобы выполнить действие:

1. Выберите один или несколько объектов аудита с помощью чек-боксов ;
2. Нажмите «Действия» ;
3. Выберите нужное действие.

Доступны следующие действия:

• Изменить статус — изменить статус выбранных объектов на «Активный» или «Скрытый»;
• Индивидуальный — добавить индивидуальный доступ;
• Групповой доступ — добавить доступ для группы;
• Удаление — удалить выбранные объекты.

Если объектов аудита нужно добавить много, используйте импорт. Для этого перейдите в Аудиты → Объект аудита → Опции → Импорт.

В файле импорта используются следующие поля:

Поле	Обязательность	Описание
id	Необязательно	ID существующего объекта аудита. Если объект с таким ID не найден, его данные обновляются. Если не найден — создается новый объект.
Название	Обязательно	Название объекта аудита.
Адрес	Необязательно	Адрес объекта аудита.
Категория	Необязательно	ID или точное название категории.
Статус	Необязательно	active - активный объект, hidden -  скрытый объект

Если поле «Название» не заполнено, строка не импортируется и система отображает ошибку.
Если категория не указана или не найдена, объекту назначается категория по умолчанию.
Если статус не указан или содержит неподходящее значение, объект создается в статусе «Скрытый».

Импорт выполняется построчно. Если при обработке строки возникает ошибка, эта строка пропускается, а импорт остальных строк продолжается.

Для выгрузки объектов аудита используйте Аудиты → Объект аудита → Опции → Экспорт. В файл можно выгрузить поля ID, Название, Адрес, Категория, Статус.

Экспортированный файл можно изменить и повторно импортировать в систему.

Как выдать доступ к Аудиту

Настройка доступов к аудиту на вкладке Доступ аналогична выдаче доступа к любому другому контенту на платформе, кроме массовых действий в самом разделе Аудиты - данная возможность будет реализована в будущих обновлениях.

После того, как вы создали и настроили аудит, можно перевести его в Активный статус, чтобы пользователи смогли его пройти.

Как работать со статистикой по аудитам.

Кейсы использования Аудитов.

Функционал платный, доступно предварительное тестирование. Обратитесь к вашему менеджеру, чтобы узнать стоимость и сроки подключения

Если вам не хватило информации, то дайте, пожалуйста, обратную связь по ссылке: Предложения по улучшению статей.

За обновлениями вы можете следить в нашем блоге.