Мероприятия. Сессии. Версия 12.0

"Сессия" будет содержать сущность: "День" - именно в этом элементе пользователь будет участвовать. 

Примеры:

№1 Пользователь сам выбирает подходящее ему расписание:
Администратор создает мероприятие, добавляет сессии: "Дневная" и "Вечерняя" (т е контент в рамках сессий будет одинаковый, сессия это - альтернативное расписание). Создает N-дней в рамках сессий и назначает доступ пользователям. Пользователь в мероприятии видит разные сессии, выбирает подходящую ему и записывается на одну из возможных сессий, остальные сессии перестают отображаться. Теперь пользователь участвует только в выбранной сессии. 

№2 Администратор записывает пользователя на конкретную сессию.
Администратор, после создания мероприятия, на вкладке "Заявки и посещения", при добавлении пользователя, выбирает на какую сессию записать пользователя (можно через файл импорта). Пользователь в мероприятии увидит только доступную сессию, запись на сессию будет в статусе "одобрено".

Создание сессии

Нужно ввести название сессии и нажать кнопку "Добавить сессию"/нажать Enter. Название сессии имеет ограничение в 180 символов. При создании сессии ее название указывается сразу для всех локалей (если в компании несколько языков).

Название сессии -обязательное поле. Также оно должно быть уникально в рамках одного мероприятия.

Часовой пояс - по умолчанию указывается часовой пояс из настроек компании.

Окончание регистрации на текущую сессию:
1) Не отображается, если мероприятие без даты.

2) В поле при создании проставляется значение следующего календарного дня и время 11:59 по московскому часовому поясу.
Например, сессия создана 1.01.2024 08:59, в "окончании регистрации" будет указано следующее - 02.01.2024 11:59.
Присутствует проверка относительно дней сессии - дата окончания регистрации не может быть позднее начала первого дня. При попытке  создать подобную сессию, появляется ошибка "Значение «Окончание регистрации» должно быть меньше значения «Начало» первого дня".

Максимальное количество участников - поле с лимитом участников и параметр включения ограничения.

Если лимит установлен на сессию, то под названием сессии отображается текст:
Лимит пользователей: N
Текст отображается и в скрытом и в активном статусе.

Если лимит не установлен, то ничего не отображается.

Создание дня в сессии

По кнопке "Добавить" создаются дни.
При создании дня в сессии в поля даты начала/завершения дня устанавливается дата завершении регистрации на сессию + 1 день. Эти даты можно менять.
Необходимо указать формат мероприятия: Офлайн, Онлайн,  Zoom-конференция.
Zoom день не отображается, если:
1. Zoom отключен в настройках компании.
2. Мероприятие без даты.

Для "Офлайн" мероприятия укажите Адрес места проведения. В данном поле также поддерживается возможность вставки ссылок.
Если выбран тип "Онлайн" мероприятие, вместо адреса места проведения отображается поле Ссылка для ввода URL ссылки на мероприятие. 

Важно. В интерфейсе пользователя: Если мероприятие уже завершилось (у пользователя  на вкладке "Завершенные") , а администратор добавил в это мероприятие день в будущем у администратора появляется модальное окно с текстом "Последний день сессии уже наступил. Если у пользователя уже был установлен статус сессии «Участвовал», то после активации мероприятия он снова перейдет в статус «Одобрено» и увидит его во вкладке "Участвую".  И  предлагается выбор "Подтвердить" или" Отмена".
При подтверждении статус пользователя в мероприятии меняется, и данное мероприятие переходит на вкладку "Участвую", если он находился в статусах "Подтвердить участие" и "Участвовал". Если же у пользователя был статус "Отказано", то для пользователя ничего не меняется.
На данный момент, если у пользователя статус "Пропустил", и администратор добавляет в сессию новый день, то для пользователя данное мероприятие пропадет со всех вкладок.


Если в мероприятии существует несколько сессий, даты регистрации на них уже прошли и пользователь ни в одной из них не участвует, то порядок сессий в таком мероприятии будет сверху вниз от нового к старому по дате завершения регистрации.

Для редактирования поля "Адрес" (оффлайн день) или поля "Ссылка" (онлайн день) не нужно переводить мероприятие в Скрытое состояние. Достаточно открыть боковое меню настройки этих дней и поменять значение в указанных полях, а далее нажать "Сохранить".

 "Продолжительность" у дня автоматически заполняется, исходя из дат и времени Начала и Окончания дня.

Для мероприятия типа "Конференция в Zoom" отображается блок Настройки Zoom-конференции

Выберите Роль учетной записи: "Администратор" или "Участник".

Как определить роль учетной записи?

Есть три типа учетных записей:

1. Бесплатная учетная запись роли Участник - доступен ограниченный функционал. Ограничение проведения мероприятия в виде 40 мин, до 100 участников мероприятия, на платформу попадет статистика: отображены те, кто посетил мероприятие, но не будет показано, сколько времени каждый пользователь провёл на мероприятии.

2. Учетная запись в платном пакете Zoom роли Участник, не имеющая административных возможностей. Доступен ограниченный функционал. Ограничение проведения мероприятия в виде 40 мин, до 100 участников мероприятия, на платформу попадет статистика: отображены те, кто посетил мероприятие, но не будет показано, сколько времени каждый пользователь провёл на мероприятии.

3. Учетная запись в платном пакете Zoom с административными правами. Роль администратор. С данными правами включены все возможности - без ограничения времени, передается сотрудники, которые были на мероприятии и время их нахождения на нем, сохраняется запись мероприятия на платформе.

Тип учетной записи можно посмотреть в личном кабинете на сайте Zoom во вкладке "Профиль учетной записи".

• Если вы подключаете бесплатную учетную запись или запись в рамках платного пакета, но без административных прав, необходимо выбрать роль "Участник".

• Если вы подключаете платную учетную запись с правами администратора, необходимо выбрать роль "Администратор".

При нажатии на поле Учетная запись Zoom, вас перенаправит на сайт Zoom, где необходимо авторизоваться в кабинете Zoom . После подтверждения, произойдет автоматический возврат в административную панель к дальнейшим настройкам мероприятия.

В поле Организатор конференции Zoom выберите пользователя платформы, который будет модерировать мероприятие (отключать микрофоны у участников, начинать и завершать мероприятие).

Примечание. Нет необходимости заранее назначать доступ к мероприятию для организатора конференции. При выборе пользователя в поле Организатор конференции Zoom, ему автоматически откроется доступ к мероприятию, если ранее его не было.

Организатор обязательно должен будет запустить конференцию из приложения (на мобильном устройстве или в веб-версии), чтобы информация из учетной записи Zoom переместилась на платформу, и тем самым, в административной панели, появилась статистика по мероприятию.

После сохранения всех обязательных полей в  Zoom  дне появляется информация с ссылкой на конференцию:
"Записи конференции" - присутствует, если роль учетной записи "Администратор".  По нажатию происходит переход на соответствующую вкладку настроек  записи.
Примечание. Настройки автоматической записи видео не отображаются, если в компании выключен модуль "Обучения".
Если в компании был включен модуль, а потом его отключили - все уже созданные видео остаются в материалах, но новые записи не загружаются.

"Ссылка на конференцию" - содержит кнопку "Запустить конференцию" и отдельно ссылку для копирования.

 С версии 12.8  Код подтверждения 
С кодом пользователи могут самостоятельно отмечаться о присутствии на мероприятии.
Без использования кода Администратор отмечает присутствие пользователей на мероприятии.
Код появляется у мероприятий с датой в настройках дня.

Администратор может задать код из 6 цифр. Дата окончания его действия не может истекать раньше, чем наступит день мероприятия.
Код нужно передать организатору мероприятия. Организатор должен  сообщить код участникам и попросить его ввести в приложении на странице мероприятия, чтобы подтвердить своё присутствие. После введения кода статус посещения дня у пользователя станет "Участвовал".

Если у пользователя все дни имеют статус "Участвовал", то статус всей сессии автоматически переходит в статус "Участвовал".
Но если позже администратор поменяет статус одного (или  несколько) из дней на "Пропустил", статус всей сессии уже автоматически не изменится, а останется таким же: "Участвовал".
При необходимости администратор может его поменять самостоятельно.

Пример использования кода:

Администратор:
Создает онлайн мероприятие. В днях указывает код и срок его действия. 
Мероприятие состоится 18.10.2025. А код будет действовать до 20.10.25 чтобы после его проведения все пользователи успели ввести код.
Далее код передается организатору звонка. Организатор в конце звонка сообщит пользователям код, который нужно будет ввести по завершению встречи. Таким образом он будет уверен, что все кто введут код участвовали в встрече до донца и не ушли раньше. У пользователей, которые введут код статус дня станет "Участвовал". Теперь администратору не нужно будет самостоятельно отмечать тех, кто был на мероприятии.

Что видит пользователь в приложении:
Кнопка "Подтвердить участие" отображается на ячейке дня при следующих условиях:
- В настройках дня установлен чекбокс "Установить код подтверждения".
- Срок действия кода ещё не истек (дата не наступила).
- Статус заявки пользователя на сессию "Одобрено" / "Ожидает подтверждения участия" / "Участвовал" + статус дня "Ожидает подтверждения участия".

При нажатии на кнопку "Подтвердить участие" отображается окно для ввода кода. При вводе корректного кода и нажатии "Подтвердить" отображается текст "Участие подтверждено",
страница мероприятия обновляется и на ячейке дня отображается статус "Участвовал".

Функционал платный, доступно предварительное тестирование. Обратитесь к вашему менеджеру, чтобы узнать стоимость и сроки подключения.

Вы можете создать необходимое количество дней в 1 сессии. При этом они могут быть разных форматов.

Зависимость дат в сессиях и днях

1. Окончание регистрации в сессии всегда раньше начала первого дня.
2. Дни в сессии не пересекаются (промежутки дата начала - дата окончания не пересекаются).
3. Уникальность дат действует в рамках одной сессии (то есть в мероприятии может быть создана сессия с аналогичными датами в сессии и днях сессии).

За обновлениями вы можете следить на нашем блоге

Если вам не хватило информации, то дайте, пожалуйста, обратную связь по ссылке: Предложения по улучшению статей.