Массовые действия в разделе База знаний (Документы)

• Общая информация
• Массовое удаление материалов
• Массовое перемещение материалов
• Массовое изменение статусов материалов
• Массовое копирование материалов
• Массовое изменение административной группы материалов
• Массовое изменение настроек доступа к материалам

Общая информация

Массовые действия позволяют быстрее выполнять операции с материалами и экономить время администратора. С их помощью можно сразу применить нужное действие к нескольким материалам, не выполняя одни и те же операции по одной.

В разделе База знаний (Документы) при помощи массовых действий можно:

• Удалить материалы;
• Переместить их в папку;
• Изменить статус;
• Копировать;
• Изменить административную группу;
• Изменить групповой доступ;
• Изменить индивидуальный доступ;
• Массовое назначение индивидуального доступа из файла.

Порядок отображения материалов и каталогов в пользовательской версии аналогичен их расположению в административной панели:

• Для изменения порядка каталогов нажмите на название каталога и удерживая перетащите его на нужную позицию в списке;
• Для изменения порядка материалов нажмите на значок с тремя точками слева от его ID и перетащите его в нужную позицию в таблице раздела.

Массовое удаление материалов

Чтобы удалить материалы раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Удалить;
4. Нажмите Готово в окне подтверждения.

Массовое перемещение материалов

Чтобы удалить материалы раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Переместить в папку;
4. Выберите нужные Папку и Подпапку для перемещения;
5. Нажмите Готово в окне подтверждения.

Если выбрана папка без подпапок, вместо выпадающего списка «Подпапка» отображается кнопка «+ Добавить подпапку».
При нажатии на неё окно массового перемещения материалов закрывается, и открывается боковое окно создания подпапки. При этом выбранные материалы остаются отмеченными.

После создания подпапки вы можете снова выполнить перемещение материалов и выбрать новую подпапку.

Помимо перемещения материалов из каталога в каталог вы можете изменять порядок самих материалов в таблице методом drag&drop. Для этого нажмите и удерживайте кнопку мыши на элементе слева от чек-бокса выбора материала и перетащите его в нужное место. Подтверждения изменения порядка материалов не нужно.

Массовое изменение статусов материалов

Чтобы изменить статусы материалов раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Изменить статус;
4. Выберите нужное действие: сделать активным или сделать скрытым;
5. Нажмите на кнопку Изменить.

Массовое копирование материалов

Чтобы скопировать материалы раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Копировать;
4. Выберите раздел (модуль), в который вы хотите скопировать материалы:
   - Документы (База знаний), если вы хотите скопировать материал внутри раздела;
   - Проводник, если вы хотите скопировать материал в раздел Проводник платформы (доступно в версии 14.2.0).
5. Выберите нужную папку, в которую вы хотите скопировать материал;
6. При необходимости вы можете скопировать также индивидуальные и групповые доступы к материалу, выбрав функции чек-боксами;
7. Нажмите на кнопку Копировать.

Массовое изменение административной группы материалов

Изменение административной группы материалов может понадобиться в случаях, если в копании существует разграничение доступа администраторов к контенту в рамках одного раздела.

Чтобы изменить административную группу материалов раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Изменить административную группу материалов;
4. Выберите административную группу, к которой хотите соотнести материалы;
5. Нажмите на кнопку Сохранить.

Массовое изменение настроек доступа к материалам

Массовое изменение группового доступа

Чтобы изменить групповой доступ к материалам раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Изменить групповой доступ;
4. Выберите нужные группы пользователей;
5. Выберите функцию:
   - Добавить значения к текущим доступам - выбранные значения будут добавлены к уже имеющимся настройкам доступа без перезаписи текущих значений;
   - Перезаписать текущие доступы - текущие настройки доступов будут перезаписаны выбранными.
6. Нажмите на кнопку Сохранить.

Массовое изменение индивидуального доступа

Чтобы изменить индивидуальный доступ к материалам раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Изменить индивидуальный доступ;
4. Выберите нужных пользователей, воспользовавшись строкой поиска;
5. Выберите функцию:
6. Добавить значения к текущим доступам - выбранные значения будут добавлены к уже имеющимся настройкам доступа без перезаписи текущих значений;
7. Перезаписать текущие доступы - текущие настройки доступов будут перезаписаны выбранными.
8. Нажмите на кнопку Сохранить.

Массовое назначение индивидуального доступа через файл

Чтобы изменить индивидуальный доступ к материалам раздела База знаний (Документы) при помощи массовых действий, загрузив их файлом:

1. Перейдите в раздел База знаний (Документы);
2. Выберите нужные материалы чек-боксами (можно воспользоваться фильтрами и сортировками);
3. Нажмите Действия и выберите Назначение индивидуального доступа через файл;
4. Скачайте шаблон для добавления индивидуального доступа и внесите в него значения логинов нужных сотрудников;
5. Нажмите на кнопку Загрузить файл и выберите заполненный шаблон для загрузки на платформу;
6. Выберите функцию:
   -Добавить значения к текущим доступам - выбранные значения будут добавлены к уже имеющимся настройкам доступа без перезаписи текущих значений;
   - Перезаписать текущие доступы - текущие настройки доступов будут перезаписаны выбранными.
7. Нажмите на кнопку Импорт.

За обновлениями вы можете следить в нашем блоге.